Vilka företagsprocesser kan man automatisera?

Brukar ditt företag spendera timmar på tidskrävande och monotona uppgifter? Men tänk om det fanns en lösning för att effektivisera och automatisera dessa uppgifter... Tänk om vi helt hade kunnat automatisera de mest tidskrävande och monotona arbetsflödena?

I denna artikel ger vi tips på olika arbetsflöden och processer som brukar vara perfekta för automatisering genom Robotic Process Automation (RPA).

1. Dokumenthantering

Alla företag arbetar med dokument i sina dagliga operationer. Trots detta brukar dokumenthanteringen ofta innebära tidskrävande arbete. Allt från att sortera, arkivera och extrahera viktig information. Fördelen är dock att större delar av dokumenthanteringen nästan alltid går att automatisera.

Detta kan inkludera automatisering av processer som att sammanfatta långa rapporter eller avtal med hjälp av tekniker som language model summarization (LMS). Men du kan också automatisera dataextraktionen från olika dokument som fakturor, kundformulär och anställningsansökningar. Detta kan spara både tid och resurser, samtidigt som det också minimerar risken för mänskliga fel.

2. Automatisering av rapporter

Rapporter brukar användas för att mäta och förstå ett företags prestanda, samt fatta strategiska beslut. Detta är också något som kan automatiseras genom att automatiskt samlas in från olika källor som sedan sammanställs och analyseras.

Detta hade exempelvis kunnat innebära att du alltid har viktig information tillgänglig i realtid, vilket kan ge dig möjligheten att snabbt reagera på förändringar, oavsett om det handlar om ett plötsligt förändrat kundbeteende eller förändringar i eran output.

3. Kundservice

Om du säljer en produkt, vet du att kundkontakten är en stor del av vardagen. Men även här kan automatisering verkligen göra stor skillnad. Genom att exempelvis implementera smarta chatbotar eller automatiserade svarssystem, som hjälper anställda att svara snabbare på förfrågningar kan man erbjuda både effektivare och bättre service till kunderna.

Dessutom kan automatiseringen leda till stora kostnadsbesparingar, utan att man behöver kompromissa med kvaliteten på servicen. Du kan helt enkelt göra mer med mindre, och vem tackar nej till det?

4. Underhålla information i databaser

Om du arbetar med kunddatabaser och hämtar extern information från flera olika källor kan RPA se till att er information alltid är aktuell. Ett sådant exempel hade kunnat vara om ni hämtar uppgifter från en tjänst i Creditsafe, som arbetar med kreditupplysning. Med RPA kan du automatisera processen för att regelbundet hämta och lagra denna informationen.

Dessutom hade du kunnat använda automatisering för att sätt upptäcka och korrigera fel i er data, vilket är viktigt för att kunna bibehålla en hög datakvalitet.

5. Rekryteringsprocesser inom HR

I stora företag är det vanligt att varje nya tjänst lockar till sig hundratals ansökningar, vilket i sin tur bidrar till ett tidskrävande och intensivt arbete när man ska kolla igenom alla ansökningar. Lyckligtvis finns det sätt att göra denna process mer hanterbar genom att ta tillvara på teknikens möjligheter.

Genom att exempelvis automatisera uppgifter såsom CV-skanning och att planera in intervjuer, är det möjligt att effektivisera större delar av rekryteringsprocessen och minska tiden det tar att hitta en ny person för rollen.

Genom att frigöra tid från de initiala stegen i rekryteringsprocessen, kan HR-avdelningen istället fokusera på mer värdeskapande uppgifter. Däribland att engagera sig i kandidater på ett djupare plan och att arbeta med talangutveckling.

6. Övervakning för IT-system

När det kommer till övervakningen av IT-system har RPA också mycket att erbjuda. Exempelvis kan man genomföra regelbundna kontroller för att hitta potentiella problem innan de ger större konsekvenser.

Till exempel, kan man konfigurera RPA för att kontinuerligt pinga till olika webbservrar eller databastjänster. Om en tjänst inte svarar inom en förväntad tidsram, kan man då omedelbart notifiera teamet så att man alltid är ett steg före sina kunder.

Ett annat exempel är att övervaka och analysera loggfilerna i realtid. Då hade man exempelvis kunnat flagga för potentiella problem och också notifera personalen så att man kan arbeta mer proaktivt, innan kunderna hör av sig i kundservicen.

Om du vill utforska hur ditt företag kan spara tid och resurser genom automatisering, tveka inte att kontakta oss på Fiive.