Effektivisera med RPA: Automatisera ditt företag

Är du trött på det rutinmässiga pappersarbetet? Tänk om du kunde delegera dessa uppgifter till en assistent som aldrig tröttnar och aldrig missar en detalj? Den här assistenten finns redan och heter Robotic Process Automation (RPA).

Med RPA kan ni börja automatisera processer och få mer tid åt det som ni verkligen brinner för – innovation och strategi.

Men nu kanske du undrar: Hur fungerar det? Vad kan det göra för mitt företag? Och viktigast av allt, hur börjar jag? Fortsätt läsa för hur RPA kan leda till både effektivitet och tillväxt.

Vad är RPA?

Robotic Process Automation (RPA) är tekniken som gör det möjligt för företag att automatisera de rutinmässiga och förutsägbara uppgifterna som tidigare krävde mänsklig hantering.

Genom att använda mjukvarubaserade agenter - ofta kallade "robotar" - kan processer som datainmatning och standardiserad datahantering automatiseras effektivt.

Dessa mjukvarurobotar kan programmeras för att följa specifika regler och logiker för att utföra uppgifterna på samma sätt som en människa skulle göra, men utan de vanliga mänskliga felen och i en bråkdel av tiden.

Ett exempel kan vara att automatiskt bearbeta inkommande fakturor. Istället för att en anställd manuellt ska granska och mata in information i företagssystemet, kan en RPA-robot extrahera nödvändig data från fakturan och fylla i informationen korrekt och snabbt.

Ett annat exempel finns inom kundservice. Där hade RPA kunnat användas för att hantera vanliga kundförfrågningar genom att integrera med databaser och kundhanteringssystem för att ge snabba och konsekventa svar.

Detta hade i sin tur kunnat frigöra tid för arbetare för att hantera mer komplexa ärenden.

I kärnan är alltså RPA ett verktyg för att skapa en mer effektiv, noggrann och kostnadseffektiv verksamhet.

Det tar helt enkelt hand om det nödvändiga men repetitiva arbetet, och låter istället människorna fokusera på att bygga relationer, lösa problem och utveckla affären.

Fördelarna med RPA

Automatisering med RPA erbjuder en rad fördelar:

Ökad effektivitet: RPA-robotar är som oförtröttliga arbetare som utför uppgifter dygnet runt. De arbetar utan avbrott, vilket innebär att arbetsflöden kan flyta smidigare och slutföras snabbare än någonsin.

Kostnadsbesparingar: Arbetskraft är en av de största kostnaderna för varje organisation. Genom att implementera RPA kan företag minska den tid som läggs på manuella processer, vilket i sin tur minskar arbetskostnaderna.

Förbättrad noggrannhet: RPA minimerar risken för mänskliga fel, vilket leder till högre datakvalitet och tillförlitlighet.

Skalbarhet: Robotar kan enkelt skalas upp eller ner för att hantera fluktuationer i arbetsbelastningen utan den långa anställnings- eller inlärningsprocess som krävs för nyanställda.

Integration: RPA kan vanligtvis arbeta över olika system och applikationer utan behov av djupgående systemintegrationer eller komplex kodning.

Genom att införa RPA omvandlar du inte bara ditt arbetsflöde, utan du investerar i en smartare, smidigare och mer lönsam framtid.

Tillämpningar av RPA

Kanske kan det vara svårt att tänka sig hur du hade kunnat börja automatisera din verksamhet?

Nedan går vi därför igenom några olika exempel på hur RPA kan tillämpas på affärsprocesser:

• Dokumenttolkning: RPA kan snabbt extrahera och bearbeta information från olika dokument, vilket gör det idealiskt för exempelvis fakturahantering, låneansökningar och juridisk dokumentation.
• Kundtjänst: RPA kan hantera rutinmässiga kundförfrågningar och transaktioner, vilket ger kundtjänstmedarbetare mer tid för de komplexa ärendena.
• HR-processer: RPA kan effektivisera HR-relaterade uppgifter och minska pappersarbetet. Exempelvis hade RPA kunnat sortera genom CV:n för att hitta de bästa kandidaterna till att schemalägga intervjuer.
• Finansiell rapportering: RPA kan automatisera datainsamling och sammanställning av rapporter, vilket möjliggör snabbare och mer noggrann rapportering.

Hur kommer man igång med RPA?

Att införa Robotic Process Automation i ett företag kan verka som en överväldigande uppgift, men det behöver det inte vara.

Här är några tips för att komma igång:

1. Börja identifiera lämpliga processer

Börja med att identifiera vilka processer inom ditt företag som är lämpliga för automatisering.

Titta efter uppgifter som är repetitiva, regelbaserade och har stora datamängder. Dessa kan inkludera fakturabehandling, rapportgenerering eller datavalidering.

2. Prioritera efter värde och komplexitet

När du har en lista över potentiella kandidater, prioritera dem baserat på de värden de kan tillföra till verksamheten och deras komplexitet.

Börja med processer som snabbt kan ge vinster och som är mindre komplexa för att skapa momentum och visa tidiga framgångar.

3. Välj rätt verktyg

Det finns många färdiga RPA-verktyg på marknaden, exempelvis Zapier som kan användas för att i princip automatisera alla typer av processer.

Ni behöver alltså inte utveckla egna lösningar, utan i början kan det också vara effektivt att använda sig av färdiga verktyg.

4. Involvera dina anställda

Att involvera dina anställda är ofta en kritisk komponent i införandet av RPA.

Medarbetarna behöver förstå hur RPA kommer att gynna dem och hur det kommer att förändra deras dagliga arbete. Utbildning och kontinuerlig kommunikation är alltid en av nycklarna till framgång.

5. Samarbeta med experter

Om ditt företag inte har intern expertis eller resurser för att fullt ut implementera RPA, överväg att samarbeta med en extern partner.

Vi på Fiive har exempelvis samarbetat med flera företag tidigare för att utveckla skräddarsydda automatiseringslösningar, framförallt inom dokumenttolkning.

I denna artikel har vi utforskat vägen till att kickstarta Robotic Process Automation (RPA) inom ditt företag. Något som kan leda till en transformation av både dagliga operationer och långsiktiga strategiska mål.

Det är en investering i inte bara teknik utan också i företagets framtid.