Vad är systemintegration? Allt du behöver veta

Idag är nästan alla system sammankopplade. Systemintegrationer finns överallt. De är som osynliga broar mellan olika mjukvaror, hårdvaror som möjliggör ett smidigt informationsflöde mellan olika system.

Systemintegrationer är också nyckeln till att automatisera processer, effektivisera arbetsflöden och skapa bättre användarupplevelser. Detta minskar manuellt arbete, minimerar fel och ger företag möjligheten att fatta snabbare beslut.

Vad är systemintegration?

Systemintegration är processen att sammankoppla olika IT-system. Detta kan involvera allt från affärssystem och kundhanteringssystem till e-handelsplattformar och molntjänster.

Men vad innebär detta i praktiken? Föreställ dig en e-handelsbutik där en kund just lagt en order. I en integrerad miljö kommer denna händelse utlösa en kedja av automatiska processer:

1. Lagersystemet uppdateras omedelbart för att reservera varorna.
2. Kundens information registreras eller uppdateras i CRM-systemet.
3. En leveransorder skapas automatiskt i logistiksystemet.
4. Försäljningen bokförs i ekonomisystemet.

Nyckeln i denna kommunikation ligger ofta i användningen av API:er (Application Programming Interfaces). API:er är en uppsättning regler, protokoll och verktyg för att bygga och interagera med mjukvaruapplikationer.

I praktiken fungerar API:er som gränssnitt mellan olika system, där de specificerar vilka typer av förfrågningar som kan göras, hur de ska göras, och i vilket dataformat svaren kommer att levereras.

Vad är fördelarna med en systemintegration?

Det finns många anledningar till att företag väljer att bygga integrationer till andra tjänster. Några av de största fördelarna med systemintegrationer är:

• Ökad effektivitet: En automatiserad dataöverföring mellan system minskar manuellt arbete. Detta eliminerar tidskrävande uppgifter, vilket frigör personal för mer värdeskapande aktiviteter.
• Realtidsuppdateringar: Informationen kan uppdateras omedelbart i alla anslutna system. En försäljning i e-handelsbutik kan direkt uppdatera lagersaldot, ekonomisystemet och kundprofilen, vilket ger en aktuell översikt av verksamheten i realtid.
• Kostnadsbesparing: Effektivare processer och mindre manuellt arbete sänker driftskostnader. Trots en initial investering ger det ofta långsiktiga besparingar genom minskad arbetskraft för rutinuppgifter och färre fel.
• Förbättrad regelefterlevnad: Integrerade system förenklar insamling och rapportering av data för att möta regulatoriska krav. Detta minskar risken för fel i rapportering och gör det enklare att följa händelseförloppet.

Dessa är några av anledningarna till varför många företag väljer att bygga integrationer till andra tjänster.

Hur genomför man en systemintegration?

När man planerar att genomföra en systemintegration finns det olika tillvägagångssätt. Man kan koppla upp sig direkt till systemet, eller så kan man använda sig av olika typer av integrationsplattformar.

Låt oss titta närmare på dessa två sätten:

Punkt-till-punkt-integration

Detta innebär att de två systemen kopplas direkt till varandra via API:er. Exempelvis kanske du kopplar upp dig direkt till Fortnox för att hämta fakturauppgifter eller till ett CRM-system för att uppdatera kunddata.

Denna metod har flera fördelar:

• Snabb implementering för enkla integrationer
• Direkt kontroll över dataflödet
• Ofta lägre initial kostnad

Även om detta i grunden är en enkel lösning kan det snabbt bli komplext när antalet kopplingar mellan flera olika system ökar

Med varje ny integration ökar komplexiteten, vilket kan leda till:

• Ökad underhållsbörda
• Svårighet att övervaka och felsöka
• Minskad flexibilitet vid systemändringar

Risken med för många punkt-till-punkt integrationer är exempelvis en så kallad spaghetti-integration, vilket innebär en svårhanterlig nätverksstruktur där många olika system är direkt sammankopplade.

Nackdelen med många punkt-till-punkt integrationer är att det kan svårt att uppdatera eller byta ut enskilda system utan att påverka andra delar av nätverket.

Integrationsplattformar

För att undvika spaghetti-integration används ofta en integrationsplattform. Denna fungerar som en central hubb där all datatrafik passerar.

Fördelarna med denna metoden är:

• Centraliserad hantering av integrationer
• Enklare att lägga till, ändra eller ta bort integrationer
• Bättre överblick och kontroll över dataflöden

Plattformen kan hantera olika API:er, dataformat och protokoll, vilket gör det enklare att koppla ihop olika typer av system. Detta ger en mer strukturerad och skalbar lösning, särskilt för organisationer med många system eller komplexa integrationer.

Det finns mängder av populära integrationsplattformar, men en som förmodligen känner till är genom Microsoft Azure. Förutom Azure finns det mängder av andra alternativ, exempelvis dem som nischar in sig på specifika branscher såsom finans eller e-handel.

Fallgropar att undvika vid systemintegration

Oavsett vilken integrationsmetod du väljer finns det flera vanliga fallgropar som kan äventyra framgången för ditt projekt.

Här är några fallgropar att undvika:

• Bristande standardisering: Att inte använda gemensamma dataformat och API-standarder kan leda till både kompatibilitetsproblem och ökad komplexitet längre fram.
• Otillräcklig felhantering: System som inte kan hantera fel på ett bra sätt kan leda till både driftstopp och dataförlust. Något kommer gå fel, så tänk alltid på det från start.
• Bristfällig dokumentation: Dålig eller utdaterad dokumentation försvårar underhåll och felsökning. Det gör det också svårare för ny personal att förstå integrationen.
• Ignorerad datasynkronisering: Inkonsekvent data mellan system kan leda till felaktiga beslut och ineffektivitet.
• Undervärdering av testning: Otillräcklig testning kan leda till oväntade problem i produktionsmiljön. Försök att identifiera alla möjliga testfall och kör igenom dem.

Vill du veta mer om fallgroparna vid systemintegration? Läs då vår artikel: 10 fallgropar att undvika vid systemintegration.

Genom att vara medveten om dessa fallgropar och aktivt arbeta för att undvika dem kan organisationer väsentligt öka chanserna för en framgångsrik systemintegration.

Kom ihåg att noggrann planering, kontinuerlig övervakning och ett flexibel arbetssätt är nyckeln till att skapa effektiva integrationer.

Valet mellan punkt-till-punkt-integration och en integrationsplattform bör också baseras på organisationens storlek och långsiktiga mål.

Mindre företag med få system kan klara sig bra med punkt-till-punkt-lösningar, medan större organisationer oftast drar nytta av den flexibilitet och skalbarhet som en integrationsplattform erbjuder.